Elektronische Rechnungsstellung an den Bund ab Ende November verpflichtend

Die elektronische Rechnungsstellung gilt für alle, die auch zukünftig beispielsweise für Bundeswehrkrankenhäuser, die Bundespolizei, die Deutsche Rentenversicherung oder für ein Zollamt arbeiten wollen. 75 Prozent der Rechnungen werden aktuell noch auf Papier eingereicht und der Großteil der digital eingereichten Rechnungen ist im PDF-Format. Dabei ist ein PDF-Dokument noch keine E-Rechnung. Diese muss in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen werden. Der Vorteil für die Verwaltung hierbei ist, dass sie die Rechnungen medienbruchfrei weiterverarbeiten können. Die beiden dafür geeigneten Formate sind „XRechnung“ oder „ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung“. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich sogenannte Direktaufträge unter 1.000 Euro.

Unternehmen müssen also in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Wer sich bisher noch nicht darum bemüht hat, sollte mit seinem Steuerberater klären, ob sein Buchungssystem beziehungsweise die Software dazu in der Lage ist oder ob der Hersteller noch Datenelemente hinzufügen muss. Bei neuen Programmen, die für das Erstellen von E-Rechnungen angeschafft werden, sollte darauf geachtet werden, dass sie sowohl bei Geschäftspartnern als auch bei der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden können. Das Format ZUGFeRD 2.1.1 mit dem neuen X-Rechnungsprofil steht auf vielen Internetseiten kostenlos zum Download zur Verfügung.

Verwaltungen der Länder müssen E-Rechnungen seit April 2020 annehmen, verpflichtend sind sie für Lieferanten allerdings noch nicht – mit Ausnahme von Bremen. Der Stadtstaat besteht ebenfalls ab Ende November 2020 auf E-Rechnungen. Die anderen Länder und Kommunen ziehen vermutlich ab Frühjahr oder Sommer 2021 nach. Handwerker, die für Privatkunden arbeiten, müssen sich noch nicht zwingend mit dem Thema auseinandersetzen. Allerdings kann man davon ausgehen, dass sich dies in den nächsten Jahren auch hier zur Norm entwickeln wird.

 

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