Neue Anforderungen an Bewirtungsbelege
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat auf seiner Internetseite ein aktualisiertes Schreiben zur steuerlichen Berücksichtigung von Bewirtungsaufwendungen veröffentlicht.
Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen.
Die Regelungen des § 146a Abgabenordnung (AO) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) haben erhebliche Auswirkungen auf die Ausstellung von Bewirtungsrechnungen bei Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssystemen mit Kassenfunktionen für die Unternehmenspraxis. Dies ist einer der Gründe, aus denen das BMF mit Schreiben vom 30. Juni 2021 (Az. IV C 6 – S 2145/19/10003:003) das Anwendungsschreiben aus 1994 aktualisiert und umfassend zu den Anforderungen an ordnungsmäßige Bewirtungsrechnungen und -belege Stellung nimmt.
Im Vergleich zum Schreiben von 1994 sind u.a. folgende formale Inhalte bei ordnungsgemäßen Bewirtungsrechnungen hinzugekommen:
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Rz. 3)
- Ausstellungsdatum (Rz. 4)
- fortlaufenden Rechnungsnummer (Rz. 5)
Diese erhöhten Anforderungen an den Bewirtungsbeleg sind seit dem 1. Juli 2021 zu erfüllen. Weitere Details können dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 entnommen werden.
Neu sind die Ausführungen zur steuerlichen Berücksichtigung von mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erstellten Bewirtungsrechnungen. Zukünftig – nach dem 31. Dezember 2022 – ist ein Betriebsausgabenabzug von der Einhaltung umfangreicher Voraussetzungen abhängig. Diese Anforderungen sind aktuell insbesondere für die Betriebe von Relevanz, die Bewirtungsleistungen ausführen und elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO i.V.m. § 1 KassenSichV im Einsatz haben.
Hinweis: Die neue Auffassung der Finanzverwaltung ist im Rahmen von Tax Compliance Management Systemen zwingend zu berücksichtigen. Neben der Dokumentation der Anforderungen an die steuerliche Berücksichtigung von Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben und einer aktualisierten Risikoanalyse sind auch die Beschäftigten der Betriebe entsprechend zu informieren bzw. zu schulen sowie ggf. bestehende Checklisten anzupassen. Es kann darüber hinaus sinnvoll sein, die Einhaltung besonders zu Beginn engmaschiger zu kontrollieren. Der Sachverhalt und dessen Handhabung sollte auch mit dem Steuerberater besprochen werden.